Déplacements professionnels : comment les optimiser ?

Le temps, c’est de l’argent. Chaque minute passée hors du bureau est un temps perdu ou gagné en fonction de son optimisation. Cela engendre, pour l’entreprise, souvent toute une série de dépenses liées aux déplacements du salarié.

Vos salariés ont de nombreux déplacements professionnels et ne peuvent pas utiliser les transports en commun?

Ils sont amenés régulièrement à aller rencontrer des clients en France ou à l’étranger ? Votre personnel se déplace pour visiter des usines, des centres de production ou encore prospecter ?

Vous souhaitez les aider à optimiser ce temps passé hors de leur lieu de travail , leur faire gagner du temps et leur permettre de travailler en déplacement ?

Nous vous donnons quelques clés pour optimiser les frais de déplacements professionnels de vos collaborateurs et rentabiliser votre politique de mobilité.

Le train : une solution rapide, écologique et rentable pour les voyages d’affaires

En semaine, quelle que soit la destination où vous vous rendez, vous pourrez apercevoir de nombreux professionnels. Nombreux sont les chefs d’entreprises, consultants ou commerciaux à emprunter ce moyen de transport dans le cadre de leur activité professionnelle. Rapide et efficace, lorsqu’il n’y a pas de problème sur les voix, ou des grèves, le train est un moyen simple d’optimiser les déplacements professionnels et de réduire les frais de déplacements. Pour plus de confort et pour de meilleures conditions de travail, et suivant les conditions de la politique de déplacement du personnel, l'assistante chargée de réserver les places, pourra privilégier la première classe. Tout l’équipement est présent pour permettre à votre salarié de préparer une réunion, d’avancer sur sa “to do”, de préparer une présentation ou terminer un rapport. Il y a néanmoins un inconvénient : les appels sont difficiles à passer à bord des wagons.

L’avion : une solution pour optimiser les déplacements des salariés

Optez pour la ligne commerciale

Si vos salariés ont besoin de rejoindre un lieu non desservi par le train en moins de 2h, alors vous pouvez opter pour l’avion. Les liaisons commerciales permettent aux salariés de travailler à bord de l’appareil. Plusieurs niveau de confort son possible :

• la classe économique : à privilégier pour des trajets courts.
• la classe premium éco : elle permet au salarié qui voyage d’avoir un niveau de confort supérieur à la classe économique et souvent plus calme.
• la business class: idéale pour les vols de nuit, ces places permettent à vos salariés d’être en pleine forme pour les réunions du jour. Un salarié performant car en forme, c’est une manière d’optimiser les déplacements.

Le choix de la classe devra s’inscrire dans une politique de voyage d’affaires, dans laquelle des règles peuvent être instituées. Par exemple, à partir de tant de km de voyage ou d'heures de vol, le salarié peut prendre un billet pour la classe éco prémium ou business.

Affrétez un jet privé

L’aviation commerciale, bien que pratique, ne permet pas d’optimiser parfaitement les déplacements professionnels. En effet, il y a un laps de temps, entre le moment où le salarié se rend à l’aéroport et le moment où il monte dans l’appareil, qui peut représenter jusqu’à 3h de temps “perdu” (passage de la sécurité, attente avant l’embarquement, l'embarquement, etc.). Il existe une solution à laquelle on ne pense pas immédiatement et qui pourtant est parfaitement adaptée à l’optimisation des déplacements professionnels : le jet privé. On parle d’ailleurs, comme dirait le courtier aérien AEROAFFAIRES, d'”aviation d'affaires”. Ce moyen de déplacement est destiné aux professionnels et leur permet de gagner jusqu’à 2h de temps de trajet versus un trajet sur une ligne commerciale. Le passage de la sécurité ainsi que l’embarquement peut se réaliser en moins de 5min.

La location d’un jet privé, dans le cadre des déplacements professionnels, est intéressante si :

• Les salariés ont besoin de se rendre à une destination mal desservie, qui nécessiterait de multiplier les liaisons via l’aviation commerciale. En effet, l'aviation d’affaires permet de déposer le voyageur au plus près de la destination finale en un temps record (passage de la sécurité rapide et simplifié).
• Vous souhaitez déplacer un nombre important de salariés, lors de séminaires commerciaux par exemple.

Le jet privé confortable, intimiste et discret offrent des conditions parfaites pour optimiser les temps de trajets. Si les déplacements occasionnés sont nombreux et longs, ça peut être une solution intéressante et rentable pour l’entreprise. Ce moyen de déplacement, un peu hors du commun, offre :

• la flexibilité dans le choix des horaires de départs et d’arrivées
• un gain de temps précieux car tout est fait pour que le déplacement soit optimisé
• un confort inégalé par rapport aux autres moyens de transport.
• l’équipement nécessaire pour permettre de bonnes conditions de travail : salle de réunion dans certains appareils.

Misez sur le co-voiturage à des fins professionnelles :

Une dernière option pour optimiser les coûts de déplacements professionnels est le co-voiturage. Incitez vos salariés à mutualiser leurs véhicules de fonction ou leur véhicule personnel lorsque cela est possible. C’est meilleur pour la planète. Et, c’est également une réduction de coût considérable. D’autre part, cela permet aux salariés qui ne conduisent pas de poursuivre leur activité tout en étant en déplacement. Les frais de transports sont une ligne de dépense importante pour une entreprise, à laquelle s'ajoutent les frais de restauration et autres frais liés aux déplacements d’un salarié. Le temps de déplacement de vos salariés nécessite la mise en place d’une véritable stratégie afin de les optimiser. Chaque minute passée hors du bureau est une minute “facturée”. Il est possible de les rentabiliser en choisissant le moyen de transport le plus adapté. Alors pour réduire vos dépenses et rentabiliser chaque déplacement, pensez au véhicule de société ou de fonction, au train ou encore à l'avion.